Članak

NEWS
25. veljače 2020.

Grad Split uveo E-potpis u obradi računa

Pokrenuta digitalizacija rada Gradske uprave u području financija daje rezultate, a novost je da je napravljen iskorak u vidu uspješno implementirane E-ovjere, elektroničkog potpisa u obradi ulaznih računa.

Time je Grad Split automatizirao zaprimanje elektroničkih računa odnosno u potpunosti digitalizirao obradu računa, od zaprimanja do plaćanja.

Svi podaci i elektronički dokumenti preuzeti putem E-računa se digitaliziraju generiranjem vizualizacije papirnatog računa. Nakon zaprimanja i pregleda elektroničkog računa pokreće se postupak ovjere vjerodostojnosti računa od strane odgovornih osoba Gradske uprave i nadležnih upravnih tijela korištenjem elektroničkog potpisa (E-potpisa). Obzirom da proces kontrole i ovjere računa poslovnim partnerima Grada Splita omogućava da uz račun mogu priložiti i dokumentaciju (ugovorni troškovnici, nacrti, radni nalozi, potvrde i sl.) koja potvrđuje istinitost poslovnog događaja koji je vezan uz račun, sam proces ovjere/likvidiranja računa osigurava i elektroničku verifikaciju priložene dokumentacije. Po ovjeri/likvidiranju računa automatski se generira i pokreće zahtjev za plaćanje.

Obzirom da je kompletan proces elektronički i da su sve kontrole i sve informacije vidljive svim sudionicima u procesu ovjere, a i da se informacija može provjeriti automatski (uparivanjem podataka), procesi kontrole računa samom digitalizacijom su pojednostavljeni čime su se vremenski značajno skratili rokovi obrade računa, a fizičko kolanje papirnatih računa i naredbi za izvršenje plaćanja je stvar prošlosti.

Osim povećanja razine učinkovitosti rada Gradske uprave, implementacija E-potpisa generira i znatne financijske uštede koje se očituju u činjenici prestanka printanja preko 100.000 dokumenata (ulazni računi, naredbi za izvršenje plaćanje i dr.priložena dokumentacija) godišnje, prestanka potrebe za skladišnim prostorom u vidu rada s arhivskom dokumentacijom jer ovakav način rada omogućuje digitalno arhiviranje svih oblika poslovnih dokumenata.

Posebno smo ponosni i na činjenicu da se primjenom E-ovjere i prebacivanjem papirnatog u elektronski oblik rada smanjuje potrošnje papira i energije čime dajemo svoj doprinos u očuvanju okoliša.